metodologia 5s

Las 5S, o  el método 5s de la calidad, se refieren a una técnica de administración y gestión que tiene sus orígenes en Japón.

 

¿Qué son las 5S?

 

Su nombre proviene de sus cinco fases, cada una con la letra S como inicial:

  1. Seiri - (Eliminar)
  2. Seiton - (Ordenar)
  3. Seiso - (Limpiar)
  4. Seiketsu - (Estandarizar)
  5. Shitsuke - (Disciplina)

Esta técnica forma parte de la línea del "lean thinking" o "pensamiento lean", que tiene como principal objetivo la reducción (y eliminación eventual) de los desperdicios que resultan de cualquier proceso de manufactura.

Las 5S son una herramienta poderosa, cuyo costo económico de implementación es de las más bajas, y que a su vez genera los mayores beneficios posibles.

Esta estrategia se le acredita a Hiroyuki Hirano, quien lo plantea como "Los 5 pilares de la fábrica visual", ya que una de las características de esta metodología es crear un espacio visualmente armónico, muy fácil de mantener limpio y en orden.

La implementación de las 5S, como cualquier técnica relacionada con el pensamiento lean, requiere de un compromiso alto y sostenido por parte de los directivos y de todos los colaboradores involucrados en los procesos de la empresa.

Los beneficios también abarcan a la totalidad de la organización.

¿Cuáles son sus principales objetivos?

 

Como se mencionó anteriormente, la técnica 5S busca primordialmente la creación y mantenimiento de un espacio visualmente intuitivo.

Permita a los colaboradores comprender cuál es el lugar de cada herramienta que es requerida en sus procesos, además de la ubicación de las diferentes áreas.

Al hacer esto posible, los procedimientos fluyen con mayor velocidad, eficiencia y limpieza, logrando:

  • Un entorno laboral pulcro y organizado.
  • Mayor conciencia respecto al uso de equipos de seguridad.
  • Acceso a instrucciones en planta sobre procesos y uso de herramientas.
  • Reducción de movimientos innecesarios.
  • Reducción de pérdidas (materiales residuales, tiempo...).

El proyecto de establecimiento de los principios de 5S debe manejarse en medidas abordables, en un periodo predefinido de tiempo, con indicadores medibles.

Visualmente se encuentra una mejora muy evidente, lo cual también impacta positivamente en la salud mental de los colaboradores.

Además se suele combinar con otras técnicas de armonización de espacios, como por ejemplo feng shui para los negocios.

Por si fuera poco, al analizar los puestos de trabajo y la manera en que fluyen los procesos, se abre la posibilidad de la mejora continua.

No obstante, la dirección de la empresa debe estar consciente de que se requerirán recursos y un cambio importante dentro de la cultura organizacional.

Fases de la técnica de 5S.

 

La metodología de 5S está diseñada para implementarse poco a poco, en un orden definido:

  1. Seiri - (Eliminar)
  2. Seiton - (Ordenar)
  3. Seiso - (Limpiar)
  4. Seiketsu - (Estandarizar)
  5. Shitsuke - (Disciplina)

De este modo, la introducción gradual a esta nueva cultura laboral es asimilada progresivamente.

Al documentar cuidadosamente cada fase pueden irse midiendo los beneficios a medida que se forma al personal y se transforma el espacio de trabajo.

Seiri - (Eliminar)

 

Seiri, la primera fase de las 5S, consiste en la eliminación de elementos innecesarios para la realización del proceso asignado a un determinado puesto de trabajo.

Se trata de separar lo prescindible de lo necesario, para así evitar despilfarros como: 

- Espacio ocupado por materiales no requeridos

- Transporte innecesario de objetos/personas

- Tiempo perdido en encontrar herramientas o material

Se revisa cada herramienta por separado, determinando si es útil o no dentro del área definida, ya sea ahora o en el futuro cercano.

De no ser así, se retira ya sea para su eliminación o su utilización en otro espacio de la planta.

Los beneficios obtenidos mediante la implementación de Seiri son, entre otros:

- Mayor espacio disponible en la planta

- Recursos mejor organizados

- Reducción del tiempo requerido para ejecutar procesos

- Aumento significativo en la seguridad laboral

Seiton - (Orden)

 

El segundo paso a desarrollar es Seiton, el cual se refiere a organizar los recursos necesarios en un orden específico.

Esto reduce el tiempo de búsqueda de los materiales.

Implementar Seiton implica delimitar cada área de trabajo y sus comunicaciones, además de definir el sitio designado para cada herramienta y recurso.

La idea detrás de Seiton es "un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar", o en otras palabras, facilitar y "automatizar" la localización de herramientas y recursos según sean necesarias dentro de los procesos.

La ubicación idónea de cada objeto se define en función de su lugar de uso, la frecuencia con que se utiliza y la dificultad para su manejo y mantenimiento.

A través de esta fase, se logra mejorar considerablemente la accesibilidad de los elementos necesarios, aumentando la seguridad laboral, y por ende, la productividad general de la organización.

Seiso - (Limpieza e inspección).

 

La tercera fase, Seiso, busca anticiparse al defecto o falla a través de la limpieza e inspección rutinaria.

Dentro de este paso, se asume a la limpieza como una tarea más, imprescindible, y que forma parte del mantenimiento preventivo del espacio de trabajo (incluyendo máquinas y recursos).

Es importante hacer hincapié no sólo en la limpieza, sino también en la búsqueda de averías o fallas, para poder implementar soluciones definitivas a los problemas identificados.

Al aplicar esta fase, se obtienen beneficios muy similares al establecimiento de políticas de mantenimiento preventivo, o sea, una reducción del número total de averías y del riesgo de accidentes, además de prolongar el tiempo entre fallas.

Seiketsu - (Estandarizar)

 

La fase número cuatro, Seiketsu, consiste en establecer estándares para lo conseguido en las fases anteriores, de manera que tales beneficios puedan sostenerse en el tiempo.

Procedimentar determinados procesos mejorados a través de las fases previas implica la elaboración de manuales técnicos expresados en esquemas de fácil lectura y consulta rápida, en áreas relevantes del espacio de trabajo.

Para lograr el éxito de Seiketsu, y prolongar los beneficios, debe tenerse a consideración que las labores derivadas de las 5S deben ser asignadas concretamente a operarios específicos.

Dichas tareas se tratan exactamente como parte del ya existente proceso productivo, y no como actividades "nuevas" o "extra".

El seguimiento y medición de indicadores debe realizarse de manera continua.Shitsuke - (Disciplina)

Shitsuke es la quinta fase y última.

 

Tiene como objetivo la asimilación de las acciones 5S como parte de la cultura organizacional y las labores diarias, garantizando su permanencia dentro de los procesos de la empresa a través del tiempo.

En este punto, se busca integrar las estrategias implementadas al proceso productivo completamente.

¿Cómo implementar las 5S?

 

La aplicación de la metodología 5S debe realizarse de manera gradual y controlada.

Intentar realizar un proyecto que abarque a toda la empresa de manera simultánea no sería sostenible.

Se recomienda comenzar con una zona pequeña y experimentar con otras cuando ya se haya adquirido experiencia y conocimiento en la adopción de la técnica.

Siguiendo esta recomendación, se comienza el proyecto con éxito, dotándolo de fama positiva y permitiendo predecir futuros problemas en otras áreas.

Es importante que se acote la zona específica de actuación inicial, y que se establezcan parámetros o indicadores de fácil medición.

En base a lo anterior, se podrán realizar "auditorías 5s" para comparar la calidad de la implementación, tanto entre áreas como a través del tiempo.

Otras 5S japonesas

 

Las 5S originales han ido siendo modificadas por las empresas a lo largo de los años, para reflejar otros valores organizacionales y adaptarse a sus necesidades.

Esto las transforma en una "herramienta viva" que puede modificarse dentro de cada empresa. Ejemplos de otras "S" son:

- Shikari - (Constancia)

- Shitsukoku - (Compromiso)

- Seishoo - (Coordinación)

- Seido - (Sincronización)

Conclusiones sobre las 5S

Las 5S, como herramienta de calidad, contribuye a la mejora continua de la organización sin exigir un nivel de conocimiento elevado, sino en base a principios básicos y de fácil asimilación.

En resumen, a través de las 5S se busca reducir los sobrantes y mantener limpieza y orden en el espacio de trabajo, en base a determinados estándares que se cumplen mediante disciplina.

Beneficios de las 5s de calidad.

 

- Incrementar la productividad

- Mejorar el aspecto visual del espacio de trabajo

- Impactar positivamente la moral de los trabajadores

- Reducir la cantidad de fallas y averías no detectadas

- Aumentar la vida útil de las herramientas

- Incrementar la seguridad laboral

- Sacar a la luz áreas de oportunidad al revisar los procesos productivos

Para lograr su implementación, se requiere un acercamiento gradual y medible, comenzando desde un área pequeña y extiendiéndose luego a toda la organización.

Se considera a las tareas como parte del proceso productivo y a la metodología 5S como parte de la cultura de la empresa.

El uso de los principios 5s no está limitado al ámbito de una planta de producción, sino que sus beneficios pueden aplicarse a cualquier tipo de actividad: oficinas, tiendas, e incluso en la administración del hogar.